Pensar una oficina es un proceso que implica mucho más que elegir unas buenas sillas y unos buenos escritorios. La pregunta, entonces, a la hora de pensar en cómo equipar una oficina, no es solo: ¿qué muebles compramos? sino algo bastante más interesante: ¿qué queremos que haga nuestra oficina por nosotros?
Definir los objetivos que nos proponemos antes de avanzar nos permitirá resolver mucho mejor las necesidades que tenga nuestra empresa. Después, como describe el libro «Planning Office Spaces» de Van Meel, Martens & Van Ree, vienen las decisiones que realmente dan forma al proyecto: las «crucial choices».
Las 6 preguntas guía para equipar una oficina
Estas no son decisiones de diseño, son decisiones de negocio. Hay que tomarlas todas antes de hablar de metros cuadrados, particiones o mobiliario.
1. Localización: ¿en la oficina o en otro lugar?
¿Los empleados trabajan desde la oficina, o tienen libertad de hacerlo desde casa? El trabajo móvil puede mejorar la satisfacción individual y reducir la necesidad de espacio, pero reduce la interacción cara a cara y requiere un nivel de confianza entre líderes y equipos que no todas las organizaciones tienen todavía.
2. Uso: puestos asignados o escritorios compartidos
¿Cada persona tiene su propio escritorio, o los puestos se comparten según disponibilidad? En promedio, los puestos de trabajo se utilizan solo entre el 50 y el 60% del tiempo que están disponibles. Eso es mucho espacio pagando alquiler, limpieza y climatización sin producir nada. Donde hay rotación real, el desk sharing puede generar ahorros muy significativos, aunque requiere cultura de escritorio limpio, lockers personales y una buena dosis de gestión del cambio.
3. Layout: con paredes o sin paredes
¿Open plan o espacios cerrados? La respuesta casi nunca es una sola. Las oficinas abiertas favorecen la comunicación y son más eficientes en superficie, pero generan ruido y falta de privacidad. Las oficinas cerradas facilitan la concentración y la confidencialidad, pero pueden aislar a los equipos. Las mejores soluciones combinan ambas: zonas abiertas para el trabajo cotidiano y colaborativo, más espacios cerrados o semicerrados para lo que requiere foco profundo o confidencialidad.
4. Apariencia: espacio neutro o espacio expresivo
¿La oficina debe ser principalmente funcional y discreta, o una expresión visible de la identidad y cultura de la empresa? Una firma legal puede necesitar transmitir seriedad; una startup puede querer comunicar dinamismo. Lo importante es que la elección sea coherente con lo que la organización realmente es, no con lo que querría parecer.
5. Archivo: menos papel o sin papel
¿Cuánto espacio se destina al archivo físico? En organizaciones con procesos cada vez más digitales, tiende a reducirse. Pero implementar una oficina sin papel requiere inversión real en herramientas, capacitación y política de gestión documental. No alcanza con sacar los archiveros.
6. Estandarización: una solución para todos o soluciones a medida
¿El concepto aplica igual para toda la organización, o distintas áreas pueden hacer sus propias elecciones? Una solución estandarizada es más fácil de implementar y más flexible a largo plazo, pero puede no ser la respuesta para organizaciones en las que el área de ingeniería y el área comercial requieren entornos muy distintos.
Cuántos metros cuadrados necesito para equipar una oficina
Una vez claras las decisiones estratégicas, la pregunta inevitable es cuánto espacio hace falta. La referencia más usada es 8 a 12 m² por persona, considerando puestos de trabajo, salas de reunión y espacios de apoyo. Equipos muy colaborativos tienden al rango alto; configuraciones con teletrabajo parcial pueden optimizar hacia el rango bajo.
Desglosados por zona, los ratios orientativos son:
Puestos operativos en open plan: 3,5–5,5 m² por persona (incluye la circulación inmediata)
Salas de reunión: 1,8–2,2 m² por persona sentada
Colaboración informal: 1,5–2,0 m² por persona concurrente
Almacenamiento: 0,5–0,8 m² por persona (si hay documentación física)
Office o comedor: 0,8–1,2 m² por puesto de asiento simultáneo
Medidas mínimas que hacen que todo eso funcione en la práctica:
Puesto operativo: 120–160 cm de ancho × 60–80 cm de fondo, con 90–110 cm libres detrás de la silla
Pasillo principal: 120–150 cm
Pasillo secundario: 90–110 cm
Sala de 6 personas: 9–12 m²
Phone booth individual: 100–120 × 100–120 cm
Ejemplo real: equipar una oficina para 100 personas
Para poner todo esto junto, vale la pena recorrer un caso tipo: una empresa mediana que necesita reorganizar su espacio para 100 personas.
El punto de partida: equipo de back-office con procesos en proceso de digitalización, modelo de trabajo híbrido en consolidación y necesidad de reducir costos operativos sin perder cohesión de equipo.
Los objetivos que guían el proyecto:
- Reducir costos de ocupación
- Mantener niveles de interacción entre equipos
- Reflejar en el espacio el nuevo perfil de la empresa
Las decisiones cruciales:
- Localización: todos trabajan desde la oficina, para garantizar la interacción y la cohesión social necesarias en la etapa de cambio
- Uso: con aproximadamente el 40–50% del equipo con esquemas híbridos, se implementa desk sharing para buena parte de la planta. Los 100 empleados trabajan sobre unos 80 puestos, generando ahorro real de superficie.
- Layout: espacio lo más abierto y transparente posible, con zonas cerradas para reuniones y trabajo confidencial.
- Apariencia: look funcional y ordenado, que comunique eficiencia sin renunciar al confort.
- Archivo: avance hacia lo digital, sin espacio para archiveros voluminosos ni almacenamiento personal de gran tamaño.
- Estandarización: tamaños y terminaciones de puestos estandarizados; las salas y áreas de apoyo con más detalle en diseño y mobiliario para estimular el uso y la interacción
| Tipo | Detalle |
| Espacios de trabajo | Open office (48 puestos), team spaces (8), cubículos (24) |
| Espacios de reunión | Salas pequeñas (6), sala grande (1) |
| Espacios de apoyo | Depósito (1), área de café (1), break area (1), lockers (100) |
Con ratios de 8–10 m² por persona, equipar una oficina para 100 personas requiere una planta de 800 a 1.000 m² dependiendo del edificio y la configuración.
Lo que viene después
Con las decisiones tomadas y los metros calculados, recién tiene sentido hablar en detalle de qué tipos de espacios necesita la oficina: puestos de trabajo en sus distintas variantes, salas de reunión de diferentes tamaños y formatos, y espacios de apoyo como archivo, impresión, cafetería, lockers o sala de espera. Cada uno tiene su propia lógica de uso, ventajas y desventajas. La combinación correcta depende directamente de lo que se definió antes.
El proceso, en resumen, sigue este orden:
- Definir para qué tiene que servir la nueva oficina
- Tomar las seis decisiones cruciales
- Calcular la superficie necesaria
- Seleccionar y dimensionar los tipos de espacios
- Desarrollar el plan de zonificación y la solución de diseño final
Es un proceso que requiere involucramiento real de la dirección, comunicación clara con los equipos y, sobre todo, decisiones conscientes. Porque en el diseño de una oficina, como en casi todo lo que importa, lo que no se decide explícitamente lo termina decidiendo el azar.